Auditing - Interne Prüfung und Auditor

Art und Umfang der Tätigkeit des Abschlussprüfers hängen vom internen Kontrollsystem einer Organisation ab. Das System der internen Kontrolle bestimmt die Zuverlässigkeit der Arbeit, die ein Prüfer ausführen kann. Der externe Prüfer ist letztendlich für die Endabrechnung verantwortlich.

Das Interne Kontrollsystem kann den Abschlussprüfer nicht von seinen vertraglichen Verpflichtungen entbinden, falls in der Endabrechnung ein Fehler auftritt. Daher ist es die Pflicht des Abschlussprüfers, die gesamte Transaktion im Detail zu prüfen. Ein gutes internes Überprüfungssystem kann den Prüfer von detaillierten Überprüfungen entlasten und die eingesparte Zeit für andere Arbeiten von größerer Bedeutung nutzen.

Wir werden den internen Check in Bezug auf verschiedene Aspekte weiter diskutieren -

  • Barzahlungen
  • Barverkauf am Schalter
  • Barverkauf durch Verkäufer
  • Postverkauf
  • Bareinnahmen
  • Einkäufe
  • Der Umsatz
  • Shops
  • Anlagevermögen
  • Investitionen

Barzahlungen

Berücksichtigen Sie beim Ausführen des internen Schecks für Barzahlungen die folgenden Punkte:

  • Mit Ausnahme von geringfügigen Barzahlungen sollten alle Zahlungen über Schecks, Sichtvermerke, RTGS (Echtzeit-Bruttoabrechnung), NEFT (Nationale elektronische Überweisung) oder einen anderen von Zeit zu Zeit verfügbaren Bankmodus erfolgen.

  • Die Person, die die Zahlungen vornimmt, sollte keinen Zusammenhang mit dem Geldeingang haben.

  • Jede bezahlte Rechnung oder jeder bezahlte Gutschein sollte mit dem Stempel "Bezahlt" versehen werden, um doppelte Zahlungen für dieselbe Rechnung oder denselben Gutschein zu vermeiden.

  • Die Bestätigung der Salden von Gläubigern sollte direkt erfolgen.

  • Für jede Zahlung muss eine Quittung in bar vorliegen.

  • Für Bargeldeinzahlungen ist die Kasse anstelle der Hauptkasse zuständig.

  • Petty Cash sollte auf dem Imprest-System verwaltet werden.

  • Wenn kein Kassenbon vorliegt, muss eine ordnungsgemäße Rechnung oder ein Beleg bei der Kasse angefordert werden.

  • Das Kassenbuch sollte regelmäßig von der Kasse überprüft werden.

  • Der Bankabgleich sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen.

  • Einzahlungsschein für die Einzahlung von Bargeld bei einer Bank sollte von der Kasse ausgefüllt werden, nicht von der Person, die das Bargeld einzahlen wird.

Gemäß der Bestimmung in Abschnitt 40A (3) des Einkommensteuergesetzes von 1961 für Zahlungen von mehr als Rs. 20.000 / - es wird angegeben, dass "Wenn der Prüfer Ausgaben anfällt und es in einer Summe mehr als Rs gezahlt wird. 20.000 / - anders als durch gekreuzten Scheck oder gekreuzten Bankscheck, sind solche Ausgaben insgesamt nicht zulässig. “

Barverkauf am Schalter

  • Jeder Verkäufer, der berechtigt ist, Barverkäufe zu tätigen, sollte speziell abgegrenzt werden.

  • Es sind vier Kopien des Geldeingangs zu erstellen, von denen drei dem Kunden ausgehändigt werden, von denen der Kunde dem Kassierer zum Zeitpunkt der Zahlung eine Kopie und dem Pförtner zum Zeitpunkt der Lieferung der Waren und des Verlassens des Tores eine Kopie aushändigt und eine Kopie wird vom Kunden aufbewahrt.

  • Es werden drei Verkaufszusammenfassungen erstellt, eine vom Verkäufer, die zweite vom Kassierer und die dritte vom Pförtner, um die Barverkäufe täglich zu erfassen.

  • Alle Barverkäufe sollten täglich ohne Fehler auf eine Bank überwiesen werden, ohne dass Ausgaben oder Provisionen abgezogen werden.

  • Bargeld (gemäß Registrierkasse), Bargeldverkäufe und Einzahlungsbetrag sollten gleich sein.

Verkäufe durch reisende Verkäufer

  • Jeder Verkäufer sollte ein vornummeriertes, grobes Quittungsbuch zur Einziehung von Forderungen oder Vorschüssen von Kunden erhalten.

  • Die endgültige Quittung sollte direkt an den Kunden gesendet werden.

  • Verkäufer sollten das gesamte Bargeld ohne Abzug täglich in der Zentrale hinterlegen.

  • Der regelmäßige Abgleich des Kontos sollte mit dem Kunden erfolgen.

  • Um Betrug zu vermeiden, sollte jeder Verkäufer ausgetauscht und regelmäßig in andere Bereiche versetzt werden.

Postverkauf

  • Postverkäufe sollten in einem separaten Register erfasst werden.

  • Ein separates Register sollte geführt werden, um die gegen den Postverkauf eingegangenen Gelder aufzuzeichnen.

  • Bargeld, das durch den Postversand eingeht, muss separat bei der Bank hinterlegt werden.

  • Eine regelmäßige und sorgfältige Überprüfung des Verkaufs- und Zahlungsregisters sollte durch einen leitenden Angestellten des Unternehmens erfolgen.

Bareinnahmen

Ein Kassierer erledigt die folgenden Aufgaben in Bezug auf Geldeingänge:

  • Erfassen Sie die Geldeingänge sofort nach Geldeingang.

  • Er ist nicht berechtigt, Bargeld bei sich zu haben.

  • Er darf keine Ausgaben daraus machen.

  • Der Kassenbon sollte täglich bei der Bank eingezahlt werden.

  • Kassierer sollten keinen primären Eintrag in den Büchern vornehmen dürfen.

Einkäufe

  • Ordnungsgemäß vom Abteilungsleiter unterschriebene Anforderungsscheine sollten ausgestellt und an die Einkaufsabteilung geschickt werden, wobei die Menge, die Qualität und das Lieferdatum auf dem Anforderungsschein deutlich anzugeben sind

  • Die Anfrage nach dem benötigten Material sollte von der Einkaufsabteilung bei verschiedenen Lieferanten des Materials erfolgen

  • Die Bestellung sollte auf der Grundlage des niedrigsten von den Lieferanten erhaltenen Angebots ausgestellt werden. Es kann vier Exemplare der Bestellung geben, eines für den Lieferanten, das zweite für die Filialabteilung, das dritte für die Buchhaltung und das vierte Exemplar sollte von der Einkaufsabteilung aufbewahrt werden

  • Die Ware sollte nach ordnungsgemäßer Prüfung zum Zeitpunkt des Wareneingangs an das Lager geschickt werden. Die Geschäftsabteilung informiert die betroffene Abteilung darüber.

  • Nach ordnungsgemäßer Prüfung der Kaufrechnung sollte diese zur Abrechnung und zum Zahlungszweck an die Buchhaltung gesendet werden

  • Auf der Grundlage der Bestellung verbucht die Buchhaltung diese Rechnung in unseren Geschäftsbüchern. Bei Unstimmigkeiten sollte dem Lieferanten ein Lastschriftvermerk ausgestellt werden, der der Einkaufsabteilung mitgeteilt wird.

  • Die Zahlung an den Lieferanten erfolgt nach Fälligkeit.

Der Umsatz

  • Nach Eingang des Kundenauftrags sollte eine Kopie davon zur weiteren Bearbeitung an die Versandabteilung gesendet werden.

  • Die Versandabteilung verpackt nach Eingang des Kundenauftrags das Material entsprechend der Bestellung.

  • Die Vorbereitung und Überprüfung der Rechnung erfolgt auf der Grundlage des Kundenauftrags.

  • Die Warenausgangsbuchung erfolgt vor dem Versand an den Kunden.

  • Die Warenrücksendung wird im Wareneingangsregister erfasst und dem Kunden entsprechend gutgeschrieben.

Shops

Ein Geschäft ist eine sehr wichtige und entscheidende Abteilung jeder Branche, und eine ordnungsgemäße Kontrolle über das Geschäft ist äußerst wichtig, um Diebstahl, Diebstahl und Missbrauch von Lagerbeständen zu verhindern. Folgende Punkte müssen bei der internen Prüfung von Filialen beachtet werden:

  • Jedes Geschäft muss mit allen Einrichtungen ausgestattet sein, die es erfordern, das Inventar in Ordnung zu halten, und die günstige Lage des Geschäfts ist auch für jede Branche wichtig.

  • Eine dreifache Kopie des Wareneingangsscheins (GRN) sollte nach Erhalt des Materials ausgestellt werden. Eine Kopie muss zusammen mit den Rechnungen an die Einkaufsabteilung gesendet werden. Eine Kopie für die Buchhaltung und eine Kopie für die Lagerabteilung.

  • Wareneingänge sind an einem geeigneten Ort aufzubewahren. Für den Wareneingang und die Warenausgabe sollte eine ordnungsgemäße Bestandsbuchhaltung vorhanden sein.

  • In regelmäßigen Abständen sollte eine physische Bestandsaufnahme durchgeführt werden, und der Abgleich des Bestands mit den Büchern sollte unbedingt erfolgen. Bei Unstimmigkeiten sollte schnell und richtig vorgegangen werden.

  • Wenn Material an eine andere Abteilung ausgegeben wird, muss es auf dem „Materialtransferschein“ angegeben werden. Die Rücksendung des Materials sollte auf der MRN (Material Return Note) erfolgen, und das an den Kunden ausgegebene Material sollte auf der Grundlage des Umsatzes erfolgen Rechnung nur.

Anlagevermögen

Der Kauf von Anlagevermögen kann zur normalen Ergänzung des Anlagevermögens, für ein neues Projekt oder zur Erweiterung des Geschäfts erfolgen. Das Anlagevermögen ist von Dauer, um Einkünfte zu erzielen, dh Grundstücke, Gebäude, Maschinen und Anlagen, Möbel und Einrichtungsgegenstände, Computer und Fahrzeuge usw.

Im Folgenden sind die wichtigen Prüfungen im Zusammenhang mit dem Anlagevermögen aufgeführt:

  • Die Sanktionierung von Investitionsausgaben sollte durch einen Ausschuss erfolgen, der zu diesem Zweck oder von der zuständigen Behörde eingesetzt werden kann. Das gleiche Verfahren sollte für den Fall der Übertragung oder des Verwerfens von Vermögenswerten angewendet werden.

  • Die Unterscheidung zwischen Kapital- und Ertragsausgaben ist für eine ordnungsgemäße Buchführung unerlässlich.

  • Das Anlagevermögenregister sollte mit allen Angaben zu Menge, Kosten und Standort usw. des Anlagevermögens geführt werden.

  • Die physische Überprüfung des Anlagevermögens sollte von Zeit zu Zeit erfolgen.

  • Die Bilanzierung und Abschreibung des Anlagevermögens sollte gemäß Accounting Standard-10 erfolgen, der vom Institute of Chartered Accountants of India herausgegeben wurde.

Investitionen

Folgende Punkte müssen beim Umgang mit Investitionen beachtet werden -

  • Der Kauf und Verkauf von Anlagen darf nur von einer befugten Person durchgeführt werden.

  • Es sollte ein detailliertes Investitionsregister erstellt und die physische Überprüfung des Eigentumsdokuments in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Diese Eigentumsdokumente sollten in sicherer Verwahrung des Unternehmens aufbewahrt werden.

  • Die Richtigkeit der Maklergebühren sollte überprüft werden.

  • Die Prüfung der Buchungsposten auf Dividendenzinsen, Bonuszahlungen und Kapitalrückzahlungen sollte erfolgen.

  • Die Investition sollte physisch überprüft werden.